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  • Arquivo: Grupos de Trabalho


    Tendo em vista o cumprimento do macroprojeto de “planear, gerir e executar a gestão integrada da informação, de forma eficiente e eficaz” no Ministério da Saúde, a SGMS criou Grupos de Trabalho, em parceria com as Instituições e procurou laborar no horizonte do ciclo PDCA (planear, executar, verificar e atuar).

    Com a constituição de grupos de trabalho (GT) pretende-se estimular a criação de redes de conhecimento, potenciar a partilha de informação e a promoção e divulgação de boas práticas no MS e, não menos importante, contribuir para a normalização e regulação, bem como para a construção de instrumentos de gestão da informação.

     

    Neste âmbito foram constituídos os seguintes grupos de trabalho:

     

    a) Grupo de trabalho de Avaliação Documental, em que foram trabalhados os seguintes temas:

    • Instrumentos de Avaliação Documental;
    • Contextos de produção documental;
    • Folhas de recolha de dados;
    • Avaliação, seleção e eliminação de documentação através da Portaria;
    • Processos de avaliação mediante Relatório de Avaliação Documental (massas documentais acumuladas);
    • Estudo e metodologia para tratar massas documentais acumuladas em custódia externa.

     

    b) Grupo de Trabalho de Normalização de Processos e Procedimentos, centrando-se nos seguintes itens:

    • Políticas de responsabilidade arquivística nos Serviços e Organismos do MS;
    • Normalização e produção de instrumentos orientadores na área de gestão de informação/documentação de arquivo;
    • Criação de modelos de documentos standard, nomeadamente manuais de gestão de documentos em instituições hospitalares e outros, modelos de requisições internas e externas, autos de entrega, guias de remessa, autos de eliminação, entre outros;
    • Circulação e tramitação de processos nos Serviços e Organismos do MS;
    • Normas para tratamento de documentação resultante de extinção e fusão de Serviços e Organismos do MS.

     

    c) Grupo de Trabalho de Certificação ISO 9001 em Instituições Hospitalares, em que foram abordados os seguintes temas:

    • Levantamento de requisitos arquivísticos;
    • O fluxo informacional e as suas fases: produção/receção, circulação, tratamento, armazenamento, uso e difusão;
    • Desenho de workflow das atividades/documentação;
    • Constituição de Processos;
    • Normalização e Manual de Boas Práticas.

     

    d) Grupo de Trabalho do Estudo do Processo Clínico em que se pretendeu do ponto de vista arquivístico, estudar o processo clínico nas vertentes de: requisitos; estrutura interna; tipologias documentais; estabilização terminológica; armazenamento; acessos; normas ISO aplicáveis.