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  • Formação


    Considerando que os Recursos Humanos na área de Arquivo, no universo do Ministério da Saúde, são sobejamente diminutos, a SGMS delineou um programa de Formação em Avaliação da Informação, tendo como objetivos:

    Familiarizar os formandos com conceitos e práticas de seleção, avaliação, tratamento, guarda e eliminação da documentação;

    Conhecer e aplicar procedimentos recomendados como boas práticas para a avaliação, seleção e eliminação de documentos.

    Assim sendo, quando se divulgam as ações de formação sugere-se que cada Instituição congregue uma equipa de 6 colaboradores das seguintes áreas: Património, Aprovisionamento, Contabilidade, Recursos Humanos, Secretariado e Arquivo de Processo Clínico.

    Pretende-se a constituição de uma cadeia de responsabilidade no domínio do Arquivo, bem como grupos de avaliação documental que consigam não só efetuar a avaliação das massas documentais acumuladas, mas também normalizar o arquivo corrente e semi-ativo, tendo em vista a não repetição das massas documentais acumuladas que existem na atualidade.

    As ações de formação realizadas pela SGMS iniciaram-se em outubro de 2013 e abarcaram, até ao momento, um total de 98 Instituições.

    Em resumo, ao longo destes 4 anos, a SGMS ministrou formação a 622 profissionais dos Serviços e Organismos do MS.

    Em 2013, executou 6 ações que abarcaram 26 Entidades, enquanto, em 2014, ministraram-se 9 ações que envolveram 57 Entidades. Por outro lado, em 2015 realizaram-se 4 ações que incluíram 19 Instituições e, em 2016, 5 ações que incluíram 22 Instituições.

     

    No que diz respeito ao conteúdo programático, a ação de formação abarca os  seguintes pontos:

     

    1 – Enquadramento

    1.1 - O Arquivo como sistema de recolha, seleção, tratamento e difusão da documentação/ informação

    1.2 - Caracterização do documento de Arquivo

    1.3- Gestão da informação em arquivo: racionalização e normalização de processos e procedimentos

    1.4 - Os pré-requisitos da Avaliação documental

     

    2 – Portaria de Gestão de Documentos

    2.1 - A identificação das séries documentais

    2.2 - Identificação do produtor e função no âmbito da qual a informação foi produzida

    2.3 - Metodologia da aplicação da Tabela de Seleção

     

    3 – Instrumentos de Gestão

    3.1 - Autos de Entrega

    3.2 - Guias de Remessa

    3.3 - Autos de Eliminação

    3.4 - Mapas de Gestão de Espaços

     

    4 – Metodologia de Avaliação de Massas Documentais Acumuladas

    4.1 - Os Relatórios de Avaliação

     

    Consulte, por anos,  a Informação sobre as Ações ministradas pela SGMS:

                                                          

    2013                         2014                         2015                         2016