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    Em 19 de agosto de 2014, é publicada a Portaria n.º 157/2014, que transfere as competências na atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase ativa e semi-ativa da Direção-Geral de Saúde (DGS) para a SGMS.

    Por força da reestruturação decorrente do Plano de Redução e Melhoria da Administração Central (PREMAC), e nos termos do disposto no Decreto Regulamentar n.º 23/2012, de 9 de fevereiro, cabe à SGMS empreender o projeto de elaboração de uma Portaria de Gestão de Documentos que, numa perspetiva transversal e sistémica, sirva todo o Ministério da Saúde.

     

    Contextualização do projeto no âmbito da SGMS

     

    Na atualidade, o labor da SGMS assenta num modelo de gestão integrada, concebido para acompanhar as diversas fases do ciclo de vida da informação, planeando e executando a gestão nas diversas fases de criação, organização, utilização, conservação, avaliação, seleção e eliminação de documentos, independentemente do seu suporte.

    Cabe neste contexto à SGMS definir e documentar a política de gestão de documentos de Arquivo no MS. O objetivo dessa política deve ser a produção e a gestão de documentos de Arquivo fidedignos, autênticos e utilizáveis, capazes de apoiar, as funções e atividades das organizações.

    Com o plano de regulação e normalização que a Secretaria-Geral tem vindo a gizar, pretende atacar-se o problema de fundo, e não só resolver as questões do passado, bem como disciplinar e preparar o presente e o futuro da informação no Ministério da Saúde.

    Assim, numa perspetiva transversal, a SGMS definiu a sua estratégia por forma a:

    • Promover a qualidade dos arquivos enquanto recurso da atividade de gestão, administrativa e científica;
    • Simplificar, racionalizar e contribuir para uma reengenharia de procedimentos;
    • Implementar um conjunto de boas práticas no domínio da gestão da informação;
    • Criar condições para a salvaguarda sustentada do Património Arquivístico.

     

    O objetivo primordial é constituir uma cadeia de responsabilidade nas próprias Instituições, bem como grupos de avaliação documental que não só efetuem a avaliação das massas documentais acumuladas, mas também trabalhem na normalização do Arquivo corrente e preparem um futuro profícuo que valorize a Gestão da Informação de Saúde.

    Este posicionamento acarreta a necessidade de dotar as Instituições de equipas no terreno que dominem e apliquem as diversas áreas, nomeadamente:

    • Requisitos para a gestão de documentos de Arquivo;
    • Características de um documento de Arquivo;
    • Estratégias para a conceção e implementação do Sistema de Arquivo;
    • O fluxo informacional e as suas fases: produção/receção, circulação, tratamento, armazenamento, uso e difusão;
    • Desenho de workflows;
    • Estudo da relação híbrida “documento digital/ documento em suporte papel”.

     

    Neste enquadramento, o Arquivo é encarado como um “conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou coletiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua atividade e conservados a título de prova ou informação.” (Artigo 80.º da Lei n.º 107/2001, de 8 de setembro.)

    Pretende-se então criar um sistema pautado por:

    • Um controlo eficiente e sistemático da produção, receção, manutenção, utilização e destino dos documentos;
    • Garantir o valor probatório da informação de Arquivo, respeitando as características de fidedignidade, integridade, conformidade, inteligibilidade e sistematização.

     

    Consequentemente, o Projeto de Elaboração de uma Portaria de Gestão de Avaliação, assume-se como uma pedra basilar na implementação do acima exposto de forma eficaz, conducente a um sistema de informação saudável e sustentável.